Der digitale Rechnungsworkflow optimiert Prozesse, reduziert Fehler und spart Zeit im Vergleich zur manuellen Verarbeitung.
Der Rechnungseingangsworkflow ist ein essenzieller Bestandteil in jedem Unternehmen, der die Produktivität sowie Genauigkeit bei der Rechnungsbearbeitung maßgeblich beeinflusst. Ein gut organisierter Rechnungseingangsprozess reduziert nicht nur den Arbeitsaufwand, sondern minimiert zuverlässig Fehlerquellen. Die Digitalisierung sowie die Automatisierung eingehender Rechnungen sind daher für eine Zeitersparnis sowie für die Optimierung betrieblicher Abläufe entscheidend.
Der Rechnungseingangsworkflow (kurz: Rechnungsworkflow) umfasst typische Tätigkeiten, die ausschlaggebend sind, um die Eingangsrechnungen ordnungsgemäß zu bearbeiten. Der Arbeitsablauf umfasst alles vom Eingang über die Buchung hin zur Archivierung der Rechnungen.
Der manuelle und der automatisierte Arbeitsablauf unterscheiden sich in der Art, wie Rechnungen erfasst, bearbeitet und verwaltet werden.
Beim analogen Prozess werden Eingangsrechnungen physisch in Papierform erfasst und in das System eingetragen. Anschließend werden die Papierrechnungen meist händisch weitergeleitet und geprüft, wodurch die Durchlaufzeiten sowie die Fehlerquote steigen. Die Buchung und Zahlungsabwicklung wird ebenfalls physisch vorgenommen und anschließend archiviert.
Der digitale Ablauf bietet mehr Transparenz innerhalb eines Unternehmens und erleichtert dank seiner Automatisierung etliche Arbeitsprozesse. Bereits beim Rechnungseingang werden diese automatisch erfasst. Die Genehmigung erfolgt mit Hilfe automatisierter Arbeitsprozesse elektronisch. Anschließend wird die Rechnung an die richtige Person weitergeleitet. Die Buchung der Rechnung ist anpassbar und kann automatisiert oder teilautomatisiert erfolgen. Im Archiv werden nach erfolgreicher Zahlungsabwicklung alle Rechnungen sicher gespeichert und lassen sich bei Bedarf leicht wiederfinden.
Mit Hilfe eines DMS (Dokumentenmanagementsystems) können so relevante Informationen ausgelesen und weiterverarbeitet werden, was den Rechnungsdurchlauf optimiert.
Es ist möglich, die Digitalisierung des Rechnungseingangsworkflows durch den Einsatz von Tools wie artner Invoice vorzunehmen. Er ermöglicht es, Rechnungen zuverlässig zu erfassen, zu verarbeiten und zu verwalten. Durch die Nutzung von Systemen für das Rechnungsmanagement sparen Unternehmen Zeit, reduzieren aktiv Fehlerquellen und verbessern die Transparenz im Rechnungsprozess.
Zur Einführung eines digitalen Rechnungsworkflows können zunächst potenzielle Schwachstellen und analoge Schritte analysiert werden, die durch den Digitalisierungsvorgang verbessert werden. Auch die Wahl des richtigen Tools spielt eine entscheidende Rolle. Unternehmen sollten in eine zuverlässige Softwarelösung investieren, die den eigenen Anforderungen entspricht und die sich nahtlos in die bisherigen Buchhaltungssysteme integrieren lässt.
Damit der Umstieg gelingt und Unternehmen nachhaltig Kosten sparen, müssen die Mitarbeiter umfassend geschult werden. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten den neuen Arbeitsablauf effizient nutzen. Die regelmäßige Überprüfung und Optimierung des Arbeitsprozesses stellen sicher, dass dieser auch weiterhin effizient bleibt.
Um die Effizienz im Rechnungsmanagement zu steigern, bietet sich artner Invoice an. Die leistungsstarke Softwarelösung wurde speziell für die Automatisierung des Rechnungseingangs entwickelt und optimiert den gesamten Prozess – von der Erfassung und Verarbeitung bis zur revisionssicheren Archivierung. Dank der nahtlosen Integration in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme profitieren Unternehmen von einer fehlerfreien, schnellen und effizienten Rechnungsverarbeitung.
OCR (Optical Character Recognition) ist eine Technologie zur Texterkennung. Sie ermöglicht es, handgeschriebene sowie gedruckte Texte in elektronisch bearbeitbare Daten umzuwandeln. Auch im digitalen Rechnungsprozess ist die OCR-Texterkennung ein wichtiges Tool, um die Informationen aus Rechnungen in Papierform automatisch zu extrahieren und in das Rechnungssystem zu übertragen. Dadurch wird der Prozess erheblich beschleunigt, da die manuelle Dateneingabe entfällt.
Der elektronische Rechnungsablauf bietet gegenüber dem manuellen Arbeitsablauf einige attraktive Vorteile:
Für die Elektronisierung der Buchhaltung in einem Unternehmen ist ein hilfreicher digitaler Rechnungseingangsprozess entscheidend. Durch den Digitalisierungsvorgang des Arbeitsablaufes wird der manuelle Aufwand reduziert, die Fehlerquote minimiert und die Effizienz gefördert.
Mit Tools wie artner Invoice können Unternehmen ihre Rechnungsverwaltung nachhaltig optimieren und von zahlreichen Vorzügen des Systems profitieren.
Was sind die Vorteile eines digitalen Rechnungseingangsworkflows?
Mit dem digitalen Rechnungseingangsworkflow profitieren Unternehmen von höherer Effizienz, einer schnelleren Bearbeitung von Rechnungen, einer Kostenersparnis, Fehlerreduktion sowie von einer besseren Nachverfolgbarkeit.
Was ist ein Rechnungseingangsbuch?
Das Rechnungseingangsbuch ist die Dokumentation aller eingegangenen Rechnungen. Sie werden zur Überprüfung, Genehmigung und Überweisung aufbewahrt.
Sollte man digitale Rechnungen in einem Archivsystem aufbewahren?
Ja, es ist sogar notwendig, digitale Rechnungen in einem sicheren Archivsystem aufzubewahren, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen sowie einen vereinfachten Zugriff zu gewährleisten.
Kann ich mit artner Invoice Eingangsrechnungen archivieren?
Ja, artner Invoice bietet attraktive Funktionen zur elektronischen Archivierung von Eingangsrechnungen. So wird eine rechtssichere und effiziente Aufbewahrung gewährleistet.
