Ein Dokumentenmanagementsystem optimiert Ihre Prozesse durch sichere, digitale und nahtlos integrierte Verwaltung.
Im Jahr 2024 sind Dokumentenmanagementsysteme nicht nur ein hilfreiches Werkzeug, sondern eine essenzielle Grundlage für effiziente Geschäftsprozesse. Ein digitales DMS erleichtert die Bearbeitung, Speicherung und den Zugriff auf Dokumente erheblich und optimiert zahlreiche Workflows. Unternehmen, die auf ein modernes DMS setzen, profitieren von einer schnelleren Verarbeitung, verbesserter Zusammenarbeit und einer höheren Sicherheit ihrer sensiblen Daten. Die Zukunft der Dokumentenverwaltung liegt in der Digitalisierung, und ein DMS ist der Schlüssel, um den Herausforderungen der heutigen Geschäftswelt erfolgreich zu begegnen.
Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist eine spezialisierte Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente effizient zu organisieren, zu archivieren und abzurufen. Das Dokumentenmanagement zentralisiert die Dokumentenverwaltung und ermöglicht es Unternehmen, auf digitale Dateien von nahezu jedem Gerät zuzugreifen. Weiterhin ermöglicht die Anwendung Funktionen zur Versionierung, Rechteverwaltung, Suchfunktionen und Archivierung. Daher wird das DMS zu einem integralen Bestandteil moderner Unternehmensstrukturen.
Durch die Automatisierung etlicher Prozesse kann ein qualifiziertes Dokumentenmanagementsystem die Effizienz in einem Unternehmen steigern, Fehler reduzieren und darüber hinaus sicherstellen, dass gesetzliche Vorschriften – etwa die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) – eingehalten werden.
Durch die Verwendung von Dokumentenmanagementsystemen profitieren Unternehmen von zahlreichen Vorteilen:
Jedes DMS funktioniert etwas anders, da die einzelnen Systeme je nach Einsatzzweck und Anbieter unterschiedliche Funktionen und Benutzeroberflächen mitbringen. Einige grundlegende Abläufe haben jedoch alle Dokumentenmanagementsysteme gemeinsam. Ein DMS erfasst zunächst Dokumente – sei es durch eine direkte Erstellung, durch Einscannen von Papierdokumenten oder durch das Importieren von elektronischen Daten – und klassifiziert diese im Anschluss und speichert sie in einer zentralen Datenbank ab.
Über definierte Workflows wie den Rechnungseingangsworkflow ist es möglich, Dokumente zu genehmigen, freizugeben und zu archivieren. Im Anschluss lassen sie sich über eine Suchfunktion abrufen, sodass die Teamarbeit im Unternehmen signifikant verbessert wird.
Auch wenn sich die DMS-Software von Anbieter zu Anbieter unterscheidet, durchläuft sie in jedem Fall die folgenden Prozesse:
Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht eine Vielzahl an Automatisierungen. Reduzieren Sie manuelle Fehlerquellen und zehren Sie von erheblichen Effizienzgewinnen, indem Sie Arbeitsabläufe digitalisieren. Hier sind die wichtigsten Workflows, die durch ein Dokumentenmanagementsystem automatisiert werden können:
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems bringt viele Vorteile mit sich, die auf den ersten Blick nicht immer offensichtlich sind. Ein gutes Dokumentenmanagementsystem erleichtert die Verwaltung von Dokumenten und trägt erheblich zur Effizienzsteigerung im Unternehmen bei. Weiterhin werden gesetzliche Vorgaben problemlos eingehalten. Es ist ein unverzichtbares Tool, das Unternehmen unterstützt, um sich in einer zunehmend digitalen und gesetzlich regulierten Geschäftswelt zurechtzufinden.
DMS ermöglichen eine signifikante Steigerung der Effizienz im Unternehmen. Folgende Punkte tragen zur verbesserten Wirtschaftlichkeit bei:
Für Unternehmen spielen die Begriffe Revisionssicherheit sowie DSGVO-Konformität eine essenzielle Rolle. Revisionssicherheit bedeutet, dass Dokumente so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit unverändert sowie nachvollziehbar zur Verfügung stehen; insbesondere für Prüfungen durch Finanzbehörden. Elektronische Dokumente können als nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden. Weiterhin sind alle Änderungen lückenlos dokumentiert und nachvollziehbar.
Die DSGVO-Konformität (Datenschutz-Grundverordnung) hingegen bezieht sich auf die Einhaltung der DSGVO. Sie ist eine EU-weite Regelung zum Schutz personenbezogener Daten. Unternehmen sind dazu verpflichtet, sicherzustellen, dass personenbezogene Daten sicher gespeichert, verarbeitet sowie nach einer bestimmten Frist gelöscht werden. So werden die Rechte der betroffenen Personen gewahrt.
Die Rolle von DMS besteht darin, Unternehmen dabei zu unterstützen, die Anforderungen an aufbewahrte Rechnungen zu erfüllen. Sichere Aufbewahrungsmechanismen, Zugriffsrechte sowie Audit-Trails sind integriert, wodurch eine revisionssichere Abspeicherung und DSGVO-konforme Verwaltung mühelos umgesetzt werden.
Ein DMS optimiert die Geschäftsprozesse von Unternehmen, indem es manuelle sowie papierbasierte Tätigkeiten durch automatisierte digitale Workflows ersetzt. Dokumente werden nicht mehr physisch archiviert, durchsucht und verteilt. Durch die alternativen digitalen Prozesse sparen Unternehmen viel Zeit und minimieren die Fehlerquote nachhaltig. Dank der elektronischen Erfassung von Eingangsrechnungen wird die Führung und Aufbewahrung von Büchern beschleunigt und deutlich effizienter gestaltet.
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen und Prioritäten, sodass es nicht das perfekte DMS für jedes Unternehmen gibt. Das passende Dokumentenmanagementsystem kann maßgeblich zum Erfolg und zu einer gesteigerten Effizienz beitragen. Weiterhin gewährleistet es die Datensicherheit und hilft bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Aus diesem Grund sollte die Entscheidung wohlüberlegt, sowie auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein. Bietet ein DMS nicht die Funktionen, die das jeweilige Unternehmen benötigt, ist es ratsam, sich nach Alternativen umzuschauen.
Die Wahl des richtigen Dokumentenmanagementsystems ist für Unternehmen entscheidend. Folgende Kriterien sollten in den Entscheidungsprozess einfließen:
Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems kann je nach Anbieter und spezifischem System unterschiedlich verlaufen, da jedes DMS eigene Besonderheiten und Anforderungen mit sich bringt. Trotz dieser Unterschiede gibt es jedoch einige grundlegende Schritte, die bei der Einführung eines DMS in den meisten Fällen befolgt werden sollten. Diese Schritte helfen sicherzustellen, dass das System reibungslos integriert wird und optimal im Unternehmensalltag funktioniert.
In erster Instanz ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Ziele Ihres Unternehmens in Bezug auf das Dokumentenmanagement zu ermitteln. Berücksichtigen Sie dabei auch die aktuellen Herausforderungen und identifizieren Sie jene Funktionen, die für Ihre Geschäftsprozesse relevant sind. Im Anschluss können Sie sich für ein DMS entscheiden, dass den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird. Achten Sie dabei auch auf Kriterien wie Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Kosten sowie die Integration in bestehende Systeme.
Wenn Sie sich für eine Software entschieden haben, sollten Sie einen Implementierungsplan erstellen. Legen Sie Details wie einen Zeitrahmen, Ressourcen, Verantwortlichkeiten sowie spezifische Schritte zur Integration des Systems fest und beginnen Sie anschließend mit der infrastrukturellen Vorbereitung. Bereiten Sie Ihre IT-Infrastruktur vor; etwa durch die Einrichtung von Servern, Netzwerken sowie sicherheitsrelevanten Maßnahmen. So gewährleisten Sie die Funktionsfähigkeit und Sicherheit Ihres DMS.
Übertragen Sie im nächsten Schritt die bestehenden Daten sowie Dokumente in das neue DMS. Diesen Schritt sollten Sie sorgfältig planen, um sicherzugehen, dass wirklich alle relevanten Informationen korrekt und vollständig migriert werden.
In der Phase der Schulung bereiten Sie Ihre Mitarbeiter auf die Arbeit mit dem DMS vor. Stehen Sie regelmäßig für Fragen bereit, lassen Sie alle Mitarbeitenden an Neuerungen teilhaben und nehmen Sie mehrere Schulungen vor, um eine reibungslose Einführung zu ermöglichen.
Bevor das System online geht, sollten Sie es in einer Testphase prüfen. Funktioniert alles wie geplant? Treten Probleme auf? Die Testphase ist wichtig, um alle Ungereimtheiten rechtzeitig zu entdecken und zu eliminieren.
Wenn die Testphase erfolgreich durchlaufen wurde, dann wird das DMS in den laufenden Betrieb eingeführt. Wichtig ist, dass alles reibungslos funktioniert und alle Benutzer Zugang auf das Dokumentenmanagementsystem haben. Überwachen Sie außerdem den Betrieb, um sicherzustellen, dass die Software den Anforderungen entspricht.
Zu guter Letzt sollten Sie ein kontinuierliches Monitoring und Support implementieren, um das DMS regelmäßig zu überwachen und etwaige Probleme rasch zu beheben. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern fortlaufende Unterstützung an sowie Updates, um langfristig von einer effizienten Software zu profitieren.
Die Einführung eines Datenmanagementsystems erfolgt in wenigen Schritten:
Die erfolgreiche Implementierung eines DMS erfordert eine sorgfältige Planung sowie gezielte Maßnahmen, um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten. Eine der wichtigsten Best Practices ist die frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter. Das Team sollte von Anfang an am Prozess beteiligt sein, damit die Akzeptanz und das Verständnis für das neue System steigen. Eine schrittweise Einführung ist empfehlenswert; etwa in Form eines Pilotprojekts im Team. Eventuelle Probleme können auf diesem Weg früh erkannt und behoben werden, bevor das gesamte Unternehmen auf das DMS umsteigt.
Ein weiterer Schlüsselfaktor ist die klare Kommunikation. Es ist sinnvoll, alle Beteiligten stets über Neuerungen, Fortschritte und die Vorzüge des Systems zu informieren. Auch Schulungen spielen eine zentrale Rolle, damit alle Mitarbeiter umfassend mit dem DMS vertraut werden. So kann das Potenzial des Systems vollkommen ausgeschöpft werden.
Tipp: Schulungen zum Dokumentenmanagementsystem sollten nicht nur einmalig erfolgen, sondern in regelmäßigen Abständen. So bleiben alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand und werden rechtzeitig über Neuerungen informiert.
Auch ein kontinuierliches Feedback von den Nutzern des Systems ist essenziell, um das DMS laufend zu optimieren. Ebenso kann eine detaillierte Dokumentation des Implementierungsprozesses und der Systemnutzung dabei behilflich sein, den Überblick zu behalten. Später auftretende Fehler werden schneller erkannt und gelöst. Nutzen Sie diese Best Practices für die Implementierung Ihrer Dokumentenmanagement-Software, um von einem reibungslosen und langfristig erfolgreichen Ablauf zu profitieren.
Die Digitalisierung von Dokumenten bietet Unternehmen eine Vielzahl an Vorzügen, wie etwa eine schnellere Bearbeitung, eine bessere Zugangsberechtigung sowie eine erhöhte Sicherheit. Doch mit diesen Vorteilen gehen auch einige Herausforderungen einher, die es zu bewältigen gilt. Um den Übergang zu einem digitalen DMS erfolgreich zu gestalten, müssen Sie die potenziellen Stolpersteine kennen und wissen, wie sie überwunden werden können. Im Folgenden werden einige der häufigsten Probleme bei der Anwendung eines Dokumentenmanagements beleuchtet sowie Lösungsansätze vorgestellt, die Ihnen dabei helfen, die Herausforderungen erfolgreich zu meistern.
Wenn Dokumente digitalisiert werden, dann können verschiedene Herausforderungen auftreten. Eine häufige Schwierigkeit ist die Qualität der Digitalisierung. Wenn Dokumente nicht korrekt gescannt oder digitalisiert werden, dann können sie mitunter schwer lesbar sein, wodurch die spätere Nutzung erschwert wird. Die Hürde lässt sich leicht überwinden. Verwenden Sie hochwertige Scanner und Softwarelösungen, die eine automatische Erkennung sowie eine Korrektur von Fehlern ermöglichen.
Die Kategorisierung und Strukturierung wirft viele Unternehmen vor das nächste Problem. Ein Dokumentenmanagementsystem bietet viele Vorteile, doch ohne ein klar definiertes System zur Ablage kann es rasch zur Unordnung kommen. Folglich wird die Suche nach Dokumenten erschwert. Um das Daten-Chaos zu vermeiden, bietet es sich an, im Vorfeld eine klare Struktur und klare Regeln für die Benennung und Ablage von Dokumenten festzulegen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, sodass alle Beteiligten zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung der Dokumente beitragen.
Doch auch die Schulung der Mitarbeiter kann in einigen Unternehmen eine regelrechte Hürde darstellen. Der Umstieg von papierbasierten auf digitale Dokumente erfordert eine Anpassungsphase. Hier sind regelmäßige Schulungen und Unterstützung notwendig, um die Fehlerquote nachhaltig zu minimieren.
Die Versionierung ist ein bedeutungsvoller Bestandteil eines DMS. Sie stellt sicher, dass die Änderungen an Dokumenten nachvollziehbar sind; weiterhin bleiben ältere Versionen jederzeit abrufbar. Wenn jedoch nicht klar ist, welche Version die aktuellste ist, dann kann es rasch zur Verwirrung sowie zu inkonsistenten Daten kommen. Ebenso kann es passieren, dass mehrere Versionen gleichzeitig bearbeitet werden.
Um solche Probleme zu vermeiden, sollten Unternehmen klare Richtlinien für die Versionierung festlegen. Es sollte geklärt werden, wer Änderungen vornehmen darf und wie die neuen Versionen genannt und abgespeichert werden. Auch die automatische Versionierung ist eine gute Lösung. Änderungen werden automatisiert gespeichert und ältere Daten archiviert, wodurch die manuelle Archivierung und Verwaltung entfällt und die Konsistenz der Daten gewährleistet wird.
Die Ablage in Unternehmen ist häufig schwer zu durchschauen und schlichtweg unübersichtlich. Dabei ist ein effizientes Ablagesystem entscheidend für die Nutzung eines DMS. Ein chaotisches System gestaltet die Suche nach digitalen Dokumenten zeitintensiv. Entwickeln Sie eine klare Struktur, die auf den Bedürfnissen sowie den Arbeitsabläufen des Unternehmens basiert. Nutzen Sie etwa eine hierarchische Ordnerstruktur oder verwenden Sie Tags und Metadaten.
Auch die Einheitlichkeit der Ablage ist ein elementarer Punkt. Es ist wichtig, dass sich alle Mitarbeitenden an die im Vorfeld festgelegten Benennungs- sowie Ablagekonventionen halten, damit sichergestellt werden kann, dass Dokumente im Anschluss leicht gefunden sowie identifiziert werden können. Mithilfe regelmäßiger Überprüfungen und Bereinigungen der Ablagestruktur kann die Effizienz erhalten bleiben, genauso wie unnötige digitale Daten gelöscht werden.
Als Bonus bietet sich die Automatisierung von Ablageprozessen an. Viele DMS bieten attraktive Funktionen, die Dokumente automatisch nach bestimmten Kriterien kategorisieren und ablegen. Dadurch sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern reduzieren ebenfalls Fehler im Vergleich zum manuellen Ablageprozess.
Die Kombination der Maßnahmen gestaltet die Dokumentenablage nicht nur effizienter, sondern darüber hinaus auch sicherer und wesentlich übersichtlicher.
Effizientes Dokumentenmanagement ist der Schlüssel zu einer strukturierten und erfolgreichen Unternehmensführung. Mit artner Documents bieten wir Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung, die Ihre Dokumentenverwaltung zentralisiert, automatisiert und sicher macht.
artner Documents ist speziell darauf ausgelegt, die Erfassung, Ablage und Nachverfolgung Ihrer Unternehmensdokumente zu optimieren. Dank einer intuitiven Benutzeroberfläche, automatisierten Workflows und nahtloser Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur wird die Verwaltung von Dokumenten erheblich vereinfacht – von der Erfassung bis zur revisionssicheren Archivierung.
Mit artner Documents behalten Sie jederzeit den Überblick, minimieren Fehler und sparen wertvolle Zeit. Unsere Lösung ist DSGVO-konform, revisionssicher und GoBD-zertifiziert, sodass Sie Ihre Dokumente rechtlich einwandfrei und mit maximaler Sicherheit aufbewahren können.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine entscheidende Lösung für die digitale Verwaltung und Automatisierung von Dokumenten in Unternehmen. Es ermöglicht eine revisionssichere, DSGVO-konforme Speicherung und sorgt für einen zentralen, strukturierten Zugriff auf wichtige Unterlagen.
Bei der Implementierung eines DMS sind sorgfältige Planung und bewährte Vorgehensweisen entscheidend, um Herausforderungen wie die Versionierung von Dokumenten und eine effiziente Datenablage zu meistern. Unternehmen sollten bei der Auswahl auf Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und eine nahtlose Integration in bestehende Systeme achten.
Mit artner Documents profitieren Sie von einer maßgeschneiderten Lösung, die speziell für die Optimierung Ihrer dokumentenbasierten Prozesse entwickelt wurde. Automatisierte Workflows, intelligente Suchfunktionen und eine sichere Archivierung erleichtern Ihren Arbeitsalltag erheblich – effizient, digital und zukunftssicher.
Arbeiten Dokumentenmanagementsysteme mit einer Cloud?
Ja, viele DMS arbeiten cloudbasiert und ermöglichen den Zugang auf Dokumente von überall.
Wie kann man DMS im Unternehmen nutzen?
DMS werden genutzt, um Dokumente zu digitalisieren, zu speichern, zu bearbeiten und zu archivieren. Automatisierungsprozesse steigern die Effizienz in einem Unternehmen und reduzieren die Fehlerquote nachhaltig.
Können verschiedene Abteilungen ein DMS verwalten?
Ja, ein Dokumentenmanagementsystem kann so konfiguriert werden, dass verschiedene Abteilungen Zugriff und Verwaltungsrechte haben. So wird die Arbeit im Team erleichtert.
Was bedeuten die Begriffe DMS und ECM?
DMS steht für Dokumentenmanagementsystem, ECM steht für Enterprise Content Management. Das EMC umfasst eine breitere Funktionalität als ein DMS.
Kann das DMS von artner die Workflows in meinem Unternehmen erleichtern?
Ja, artner Documents automatisiert und optimiert Dokumenten-Workflows, was die Effizienz erheblich steigert und die Fehlerquote nachhaltig senkt.
