Mehr Effizienz, Sicherheit und Flexibilität – Die Top-Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems
Immer mehr Unternehmen setzen in der heutigen Geschäftswelt auf Dokumentenmanagementsysteme, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren sowie die Verwaltung von Dokumenten zu vereinfachen. Ein DMS bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, die die Effizienz steigern, sowie gleichzeitig Kosten und Risiken reduzieren.
Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist eine effiziente Softwarelösung für Unternehmen, digitale Dokumente ökonomisch speichert, verwaltet und organisiert. Sie ermöglicht einen stark vereinfachten Zugriff auf Dokumente, erleichtert die Bearbeitung und archiviert sie sicher und nachvollziehbar.
Das Dokumentenmanagement umfasst alle relevanten Prozesse, um Dokumente zu erstellen, zu verwalten, zu speichern und anschließend wieder aufzurufen. Die Zielsetzung dabei ist es, Informationen übersichtlich und sicher zu verwalten, aber auch gleichzeitig die Zugriffsmöglichkeit für berechtigte Benutzer zu gewährleisten, wodurch die Zusammenarbeit und der Workflow in der Abteilung sowie innerhalb eines Unternehmens enorm vereinfacht wird.
Ein digitales DMS automatisiert viele Aufgaben, die im klassischen Dokumentenmanagement manuell durchgeführt werden. Mithilfe von Funktionen wie automatisierten Workflows, Versionierung und Zugriffskontrolle ermöglicht es eine effizientere und schnellere Verwaltung von Dokumenten in einem Unternehmen. Weiterhin wird durch die Verwendung von Metadaten sowie Suchfunktionen das Auffinden von Dokumenten vereinfacht.
Dank der Verwendung eines digitalen Dokumentenmanagements profitieren Unternehmen von einer erhöhten Sicherheit ihrer Dokumente durch Verschlüsselungen und Zugriffsrechte, wodurch bestimmte Dateien nur für autorisierte Benutzer zugänglich sind.
Ein DMS bietet Benutzern zahlreiche Vorzüge, die dabei unterstützen, Dokumente sicher, geordnet und effizient zu speichern und zu verwalten. Hier sind die zehn wichtigsten Vorteile eines DMS:
Ein DMS ermöglicht die zentrale Speicherung aller Dokumente an einem Ort. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, von jedem Ort aus auf die notwendigen Dateien zuzugreifen, insofern sie dafür autorisiert sind. Dadurch wird der Zugang vereinfacht und das Durcheinander von Dokumenten verhindert, die auf mehreren lokalen Laufwerken oder in Papierakten in physischen Archiven verteilt aufzufinden sind.
DMS bietet eine attraktive Suchfunktion, die die Auffindbarkeit von Dokumenten deutlich erleichtert. Mithilfe von Metadaten – etwa mit Schlagwörtern oder Kategorien – können Benutzer gezielt nach Dateien suchen und dadurch enorm viel Zeit im Vergleich zu einer manuellen Suche in physischen Akten oder auch unstrukturierten digitalen Verzeichnissen sparen.
Mit einem Dokumentenmanagementsystem können gleich mehrere Mitarbeiter zeitgleich ein Dokument aufrufen, es bearbeiten sowie kommentieren. Der Standort hat dabei keine Relevanz, wodurch die Zusammenarbeit erheblich verbessert wird, da Teams in Echtzeit Änderungen vornehmen und Feedback geben können. Der Austausch von E-Mails oder auch Dokumenten in Papierform ist dabei unnötig. Zudem arbeiten alle Mitarbeitenden stets an der neuesten Version eines Dokuments.
In einem Dokumentenmanagementsystem werden alle Versionen eines Dokuments abgespeichert, sodass jede Änderung problemlos nachverfolgt werden kann. Benutzer haben die Möglichkeit, ältere Versionen jederzeit wieder herzustellen, was besonders bei Missverständnissen oder Fehlern von enormem Vorteil ist.
Die Versionierung verhindert Verwirrung am Arbeitsplatz und stellt sicher, dass jeder die korrekte und aktuellste Version einer Datei verwendet. Weiterhin wird durch die Versionsverwaltung Transparenz geschaffen, welche Veränderung von welchem Mitarbeiter durchgeführt wurde, was wiederum Zeit und Nerven am Arbeitsplatz spart.
Die Dokumentensicherheit ist bei jedem DMS ein zentraler Aspekt. Mit rollenbasierten Zugriffsrechten sowie Verschlüsselungstechnologien stellt eine Dokumentenmanagement-Lösung sicher, dass nur Menschen mit Autorisierung auf sensible und wichtige Dokumente Zugang erhalten.
Administratoren haben die Möglichkeit, genau festzulegen, wer ein Dokument bearbeiten, ansehen oder gar löschen darf. Dadurch wird nachhaltig verhindert, dass vertrauliche Informationen in falsche Hände geraten oder versehentlich verändert werden.
Mit DMS können Workflows und Arbeitsabläufe wie das Rechnungsmanagement automatisiert werden; etwa Genehmigungsprozesse oder die Dokumentenfreigabe. Sobald eine Datei hochgeladen oder bearbeitet wird, starten die zuvor festgelegten Workflows, sodass Unternehmen nicht nur Zeit sparen, sondern auch manuelle Fehlerquellen vehement minimieren. Folglich laufen die Dokumentenprozesse schneller und effizienter ab.
Durch die Digitalisierung von Dokumenten können Unternehmen den Bedarf an Papier, Druckkosten sowie physischen Speicherräumen drastisch reduzieren. Ein DMS eliminiert die Notwendigkeit, große Mengen an Papierdokumenten zu archivieren, wodurch Platz in Büros und Lagerräumen geschaffen wird. Auch die Kosten für Druckmaterialien und für die manuelle Archivierung werden reduziert.
Unternehmen unterliegen strengen gesetzlichen Vorschriften hinsichtlich der Speicherung und Verwaltung von Daten und Dokumenten. Ein DMS hilft Unternehmen dabei, gesetzliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen, indem es sicherstellt, dass Dokumente ordnungsgemäß gespeichert, geschützt und für die erforderlichen Zeiträume aufbewahrt werden. Dabei sind Funktionen wie Audit-Trails sowie die Nachverfolgbarkeit von Änderungen essenziell, um Unternehmen bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben zu unterstützen.
Ein Dokumentenmanagement-System ermöglicht die Protokollierung sämtlicher Aktivitäten rund um ein Dokument. Es ist nachvollziehbar, wer ein Dokument erstellt, bearbeitet, angesehen oder sogar gelöscht hat. Die Transparenz ist besonders wichtig, um die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen sicherzustellen sowie um bei Audits genaue Berichte liefern zu können. Unternehmen können jederzeit die Historie eines Dokuments überprüfen, um den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten.
Viele moderne Dokumentenmanagementsysteme bieten die Möglichkeit, Dokumente und Dateien über Cloud-Dienste zu speichern und aufzurufen. Dadurch wird Benutzern ermöglicht, jederzeit standortunabhängig auf benötigte Dokumente zurückzugreifen. Dabei ist es vollkommen irrelevant, ob sie sich im Büro, unterwegs oder im Homeoffice befinden, wodurch die Flexibilität sowie Produktivität enorm gesteigert wird. Die Arbeit in modernen Unternehmen wird folglich gefördert, indem ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht wird.
Die Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems hängt von den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen eines Unternehmens ab. Dabei sind Kriterien wie Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten in bereits bestehende Systeme sowie Sicherheitsfunktionen essenziell. Unternehmen sollten darauf achten, ein DMS zu wählen, das zur Arbeitsweise sowie zu den spezifischen Anforderungen passt, um die Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems vollends auszuschöpfen und die Effizienz und Produktivität zu steigern.
Zur Auswahl eines passenden DMS sollten die wichtigsten Kriterien berücksichtigt werden.
Die wichtigsten Funktionen eines modernen DMS umfassen die zentrale Speicherung von Dokumenten, erweiterte Suchfunktionen mit Metadaten und Volltextsuche, Versionierung zur Nachverfolgbarkeit von Änderungen sowie strikte Zugriffssteuerungen für Sicherheit. Automatisierte Workflows optimieren die Dokumentenverarbeitung, während mobile Zugriffsoptionen ein flexibles, ortsungebundenes Arbeiten ermöglichen. Die Integration in bestehende Systeme wie ERP oder CRM sowie die automatische Archivierung von Dokumenten zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben runden die Kernfunktionen eines modernen DMS ab.
Ein Dokumentenmanagementsystem bietet zahlreiche Vorteile, von der zentralisierten Dokumentenspeicherung über die Verbesserung der Zusammenarbeit hin zur Erhöhung der Sicherheit. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Erfüllung von Compliance-Anforderungen unterstützt ein DMS Unternehmen dabei, effizienter zu arbeiten und gleichzeitig Kosten zu sparen.
Kann ein DMS Dokumente verwalten und archivieren?
Ja, ein DMS ermöglicht die sichere Verwaltung sowie Archivierung aller Dokumente, sodass sie sicher gespeichert und leicht wiedergefunden werden können.
Brauchen Unternehmen Dokumentenmanagementsysteme?
Ja, besonders Unternehmen, die viele Dokumente verwalten müssen, profitieren von der enormen Effizienz und erhöhten Sicherheit eines DMS.
Wird ein DMS für die Ablage von Dokumenten genutzt?
Ja, die DMS-Software wird zur strukturierten sowie digitalen Ablage von Dokumenten verwendet, sodass Dokumente schnell zugänglich und sicher archiviert werden.
Wie funktioniert die digitale Archivierung mit einem Dokumenten-Management-System?
Dokumente werden benutzerfreundlich digitalisiert und archiviert und können bei Bedarf einfach abgerufen werden. Sie lassen sich nach bestimmten Kriterien – etwa nach Datum oder Schlagworten – ablegen und durchsuchen.
Für welche Unternehmen ist artner Invoice geeignet?
Artner Invoice ist für Unternehmen in jeder Größenordnung geeignet, die ihre Rechnungs- sowie Dokumentenverwaltung digitalisieren möchten und eine einfache sowie sichere Lösung suchen, um Zeit und Geld zu sparen.
