E-Rechnungen: Einfach digital, gesetzeskonform und effizient verwalten – die Zukunft der Rechnungsverarbeitung beginnt jetzt!
In der heutigen digitalisierten Geschäftswelt wird es für Unternehmen immer bedeutsamer, ihre Rechnungsprozesse zu modernisieren. Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen führt nicht nur zu Effizienzsteigerungen, sondern auch zu einer verbesserten Übersichtlichkeit und Compliance. Hier erfahren Sie, wie Sie in drei einfachen Schritten Ihre Rechnungen digitalisieren und von den Vorteilen profitieren.
Elektronische Rechnungen – auch E-Rechnungen genannt – sind digitale Dokumente, die alle relevanten Rechnungsinformationen in strukturierter Form enthalten. Sie werden digital erstellt, übermittelt sowie empfangen, wodurch der gesamte Rechnungsprozess papierlos stattfindet.
Die »GoBD-Konformität« bezieht sich auf die Einhaltung der »Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff«. Um Rechnungen GoBD-konform aufzubewahren, müssen sie in einem unveränderlichen Format (etwa PDF/A) gespeichert, mit einem Zeitstempel versehen und in einem revisionssicheren Archivierungssystem abgelegt werden. Weiterhin muss die Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit der digitalisierten Rechnungen gewährleistet sein.
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen schreitet in allen Bereichen voran, und die Rechnungsverarbeitung bildet da keine Ausnahme. Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile digitalisierter Belege und stellen ihre Arbeitsprozesse entsprechend um. Dies wird nicht nur von Geschäftspartnern sowie Kundinnen und Kunden zunehmend erwartet, sondern ist ab Januar 2025 mit den neuen Regelungen zur E-Rechnungspflicht gesetzlich vorgeschrieben.
Das Digitalisieren von Rechnungen ist nicht nur ein notwendiger Schritt, um mit dem Geist der Zeit zu gehen, sondern bringt viele Vorteile für Unternehmen mit sich:
Das Digitalisieren von Papierbelegen entlastet die Buchhaltung immens. Durch die automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Rechnungsdaten werden manuelle Eingaben minimiert, was Zeit spart und Fehler reduziert. Eingescannte Rechnungen werden schnell und einfach in Buchhaltungssysteme importiert, was die Effizienz steigert und eine zeitnahe Verbuchung ermöglicht. Zudem erleichtert die digitale Archivierung die Suche und den Zugriff auf Belege und Rechnungen bei Prüfungen oder Nachfragen.
Der erste Schritt zur umfassenden Digitalisierung von Rechnungen besteht darin, vorhandene Papierbelege einzuscannen. Dies ist ein entscheidender Prozess, um eine einheitliche digitale Archivierung aller relevanten Dokumente zu gewährleisten. Durch das Einscannen werden Rechnungen in Papierform in digitale Formate umgewandelt, was nicht nur Platz einspart, sondern auch den Zugriff und die Verwaltung der Daten erheblich vereinfacht. Eine vollständige digitale Ablage von Rechnungen ermöglicht es Unternehmen, alle Rechnungsinformationen zentral und effizient zu verwalten.
Um Papierbelege effektiv zu scannen, sollten Betriebe einen strukturierten Ansatz verfolgen. Zunächst ist die Auswahl eines geeigneten Scanners wichtig – je nach Volumen kann dies ein Flachbettscanner für kleinere Mengen oder auch ein Dokumentenscanner mit einem automatischen Einzug für größere Auflagen sein. Die Scanauflösung sollte mindestens 300 dpi betragen, um eine gute Lesbarkeit sicherzustellen.
Es ist ratsam, digitalisierte Rechnungen in einem revisionssicheren Dateiformat wie PDF/A abzuspeichern. Eine systematische Benennung der Dateien – etwa nach Datum und Rechnungsnummer – erleichtert die spätere Suche. Nach dem Scanvorgang ist es von Bedeutung, die Qualität und Lesbarkeit der digitalisierten Dokumente zu überprüfen, um zu gewährleisten, dass alle relevanten Informationen korrekt erfasst wurden.
Die besten Technologien zum Scannen von Rechnungen umfassen moderne Scanner-Apps und Software mit fortschrittlichen Funktionen. Zu den Top-Technologien gehören OCR-Systeme (Optical Character Recognition), die Texte und Daten automatisch erkennen und extrahieren können.
Wichtige Best Practices sind der Einsatz von KI-gestützten Lösungen und die Nutzung cloudbasierter Speicherlösungen und Apps mit automatischer Kategorisierung. Entscheidend sind eine hohe Scanauflösung von mindestens 300 dpi, die Möglichkeit des Scannens per Smartphone und die Integration von Bildverarbeitungs- und KI-Technologien zur präzisen Datenerfassung und -verarbeitung.
Um die Effizienz der Rechnungsverarbeitung zu steigern, ist es entscheidend, dass die künftige Archivierung von Rechnungen nicht mehr durch manuelles Scannen erfolgt, sondern direkt und automatisiert geschieht. Ein zentrales E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen ist hierbei der Schlüssel zu einem nahtlosen, digitalen Ablauf. Dieser Ansatz eliminiert die Notwendigkeit manueller Eingriffe und beschleunigt den gesamten Prozess von der Rechnungserfassung bis zur Archivierung erheblich.
Ein effizientes, zentrales E-Mail-Postfach für Eingangsrechnungen erfüllt bestimmte Kriterien. Es sollte eine dedizierte E-Mail-Adresse ausschließlich für den Empfang von Rechnungen verwendet werden, beispielsweise »rechnungen@unternehmen.de«. Diese Adresse wird allen Lieferanten und Geschäftspartnern klar kommuniziert. Das Postfach sollte ebenfalls mit automatischen Weiterleitungs- und Sortierungsfunktionen ausgestattet sein, um eingehende Rechnungen direkt an das entsprechende Verarbeitungssystem weiterzuleiten.
Zudem ist es wichtig, robuste Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren, um das Postfach vor Phishing-Angriffen und Malware zu schützen. Eine regelmäßige Überwachung und Verwaltung des Postfachs stellt sicher, dass alle eingehenden Rechnungen ordnungsgemäß erfasst und verarbeitet werden.
Die korrekte Verarbeitung digitaler Rechnungen ist entscheidend für einen effizienten Rechnungsprozess. Dazu gehört die automatische Extraktion relevanter Daten mittels OCR-Technologie, die Validierung dieser Informationen gegen Stammdaten und Bestellinformationen sowie die automatische Zuordnung zu Kostenstellen und Projekten.
Best Practices umfassen die Implementierung eines digitalen Freigabeprozesses, die nahtlose Integration in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme und die automatische Archivierung der eingescannten und verarbeiteten Rechnungen. Wichtig ist auch, den Verarbeitungsprozess regelmäßig zu überprüfen und zu optimieren, um die Effizienz kontinuierlich zu steigern und Fehlerquoten zu minimieren.
Einer der größten Vorteile der digitalen Rechnungsbearbeitung ist die Automatisierung. Sie ermöglicht es Unternehmen, zeitaufwendige manuelle Prozesse zu eliminieren, die Effizienz zu steigern und Fehlerquellen zu minimieren. Durch den Einsatz von automatisierten Workflows können Rechnungen schneller erfasst, weiterverarbeitet und archiviert werden, was zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen führt.
Mithilfe der Automatisierung des Rechnungsmanagements gestalten Unternehmen ihre Buchführung effizienter und fehlerfreier. Durch den Einsatz moderner Technologien wie OCR (Optical Character Recognition), KI (Künstliche Intelligenz) und automatisierter Workflows können Rechnungen digital erfasst, geprüft, freigegeben und archiviert werden, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.
Der Prozess beginnt mit der digitalen Erfassung von Rechnungen – unabhängig davon, ob sie in Papierform, als PDF oder im E-Rechnungsformat (z. B. ZUGFeRD und XRechnung) vorliegen. Die Daten werden automatisch extrahiert und mit Bestellungen oder Wareneingängen abgeglichen, wodurch Fehler und doppelte Zahlungen vermieden werden.
Ein weiterer Schritt ist die Integration in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme, die es ermöglicht, Rechnungen direkt zu verbuchen und Zahlungsvorgänge auszulösen. Automatisierte Genehmigungsworkflows sorgen dafür, dass Rechnungen schnell an die zuständigen Personen weitergeleitet werden und die Freigabeprozesse beschleunigt ablaufen.
Lösungen wie artner Invoice stellen Unternehmen eine benutzerfreundliche Plattform bereit, um diese Prozesse zu automatisieren und zeitgleich die Rechtssicherheit zu gewährleisten. Neben der Effizienzsteigerung bringt die Automatisierung der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse auch Kostenvorteile: Unternehmen können Skonti besser nutzen, Verzögerungen vermeiden und Ressourcen auf strategische Aufgaben konzentrieren.
Die korrekte Archivierung digitalisierter Belege ist von entscheidender Bedeutung für Unternehmen. Eine ordnungsgemäße digitale Archivierung stellt nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher, sondern ermöglicht auch einen effizienten Zugriff auf wichtige Dokumente bei Bedarf. Um die Revisionssicherheit zu gewährleisten und mögliche Probleme bei Betriebsprüfungen zu vermeiden, ist es unerlässlich, die GoBD-Richtlinien (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) strikt einzuhalten.
Für die gesetzeskonforme Digitalisierung spielt die Aufbewahrungspflicht eine zentrale Rolle. Unternehmen müssen Rechnungen für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahren, wobei die Unveränderbarkeit und Lesbarkeit der Dokumente über die gesamte Dauer sichergestellt sein muss. Es ist entscheidend, dass die archivierten Rechnungen für Prüfzwecke – etwa durch das Finanzamt – schnell und einfach zugänglich sind.
Dabei müssen die GoBD-Richtlinien strikt eingehalten werden, um die Rechtmäßigkeit der Archivierung zu gewährleisten. Um die Integrität und Funktionalität des Archivierungssystems langfristig zu sichern, ist eine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung unerlässlich. Diese Maßnahmen stellen sicher, dass Unternehmen sowohl den gesetzlichen Erwartungen entsprechen als auch von den Vorzügen der digitalen Rechnungsarchivierung profitieren.
artner Invoice bietet eine umfassende Lösung zur Digitalisierung und Automation der Rechnungsbearbeitung. Mit fortschrittlicher OCR-Technik, intelligenter Datenextraktion und nahtloser Integration in bestehende ERP-Systeme ermöglicht artner Invoice eine effiziente sowie gesetzeskonforme Verarbeitung und Aufbewahrung von Eingangsrechnungen.
Die Digitalisierung von Rechnungen in drei Schritten – Scannen von Papierbelegen, Einrichtung eines zentralen E-Mail-Postfachs und automatisierte Rechnungsverarbeitung – hält für Unternehmen erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Kostenersparnis sowie Compliance bereit. Durch den Einsatz moderner Technologien und die Beachtung gesetzlicher Vorhaben optimieren Unternehmen ihre Rechnungsprozesse und rüsten sich für die Zukunft.
Mit attraktiven Lösungen wie artner Invoice stehen Firmen ein leistungsfähiges Werkzeug zur Verfügung, um den Übergang zur digitalen Rechnungsverarbeitung erfolgreich zu gestalten.
Was ist eine Verfahrensdokumentation einer E-Rechnung?
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt detailliert den Prozess der Erstellung, Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen im Unternehmen und dient als Nachweis für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.
Wie digitalisiert man Papierrechnungen?
Papierrechnungen werden durch das Scannen mit einem geeigneten Gerät und anschließender OCR-Verarbeitung digitalisiert, um die Daten maschinenlesbar zu machen.
Was ist bei der Archivierung und Digitalisierung von Belegen zu beachten?
Bei der Archivierung und Digitalisierung von Belegen müssen die GoBD-Richtlinien eingehalten werden, insbesondere hinsichtlich Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Daten.
Was bedeutet GoBD-konform?
Konform gemäß GoBD bedeutet, dass die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff eingehalten werden.
Hilft artner Invoice dabei, Rechnungen zu digitalisieren?
Ja, artner Invoice beinhaltet umfassende Funktionen zur Digitalisierung, automatischen Verarbeitung und gesetzeskonformen Archivierung von Rechnungen.
