Ab 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können, was die Digitalisierung und Steuertransparenz fördert.
Die E-Rechnungspflicht bedeutet, dass Unternehmen dazu verpflichtet sind, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format zu erstellen, zu versenden und zu empfangen. Dabei handelt es sich um Rechnungen, die maschinenlesbar sind und dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen, wie XRechnung.
Ab 2025 tritt in Deutschland die Verpflichtung für alle Unternehmen in Kraft, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Dies markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen. Die Einführung der E-Rechnungspflicht betrifft Unternehmen aller Größen und Branchen und erfordert eine grundlegende Anpassung der bisherigen Prozesse. Ziel ist es, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Geschäftsverkehr zu verbessern und zeitgleich effektiver gegen Steuerbetrug vorzugehen.
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung fordert von Unternehmen, dass sie ihre Buchhaltungs- und IT-Systeme entsprechend anpassen, um die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen. Grundsätzlich betrifft die Regelung alle Unternehmen im B2B-Bereich und zielt darauf ab, diverse Prozesse zu vereinfachen, die Steuertransparenz zu erhöhen und den Betrug beim Umsatzsteuerabzug zu senken.
Von der Einführung des Wachstumschancengesetzes sind grundsätzlich alle Unternehmen betroffen. Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Kleine und mittelständische Unternehmen werden jedoch durch vereinfachte Regelungen und Übergangsfristen entlastet, deren Zeitrahmen in reger Diskussion ist. Fakt ist jedoch, dass die allgemeine Pflicht zur elektronischen Rechnung kommen wird und sich Unternehmen jeglicher Größe und Branche darauf vorbereiten müssen.
Die Einführung der E-Rechnung ist der erste Schritt hin zu einem elektronischen Meldesystem an die Finanzverwaltung. Damit folgt das Bundesfinanzministerium (BMF) dem im Koalitionsvertrag der Bundesregierung festgelegten Ziel, den Umsatzsteuerbetrug in Deutschland zu bekämpfen und die Umsatzsteuerlücke zu verringern. Auf Basis der E-Rechnung sollen steuerrelevante Daten an die Finanzverwaltung gemeldet und damit die Voraussetzung für die Implementierung des Meldesystems geschaffen werden.
Die Einführung der Pflicht zur E-Rechnung in Deutschland erfolgt schrittweise:
Obwohl ab 2025 in Deutschland für alle Unternehmen empfohlen ist, die E-Rechnungspflicht sofortig zu berücksichtigen, bestehen bis Januar 2028 einige Übergangsregelungen, die den Umschwung im Rechnungsmanagement erleichtern sollen.
Wichtig ist die Einhaltung der geforderten Formate wie XRechnung, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen und die europäische Norm EN16931 erfüllen. Ab dem 1. Januar 2025 sind nicht konforme Formate – etwa einfache PDFs ohne XML-Daten – nicht mehr zulässig, es sei denn, der Empfänger stimmt ausdrücklich zu. Die Ausstellung von Papierrechnungen bleibt nur in Ausnahmefällen möglich – etwa bei Transaktionen außerhalb des B2B-Sektors – und wird mittelfristig weiter eingeschränkt.
Unternehmen sollten die Übergangsregelung nutzen, um ihre Systeme rechtzeitig anzupassen und sich auf die kommenden Anforderungen vorzubereiten, um Strafen und rechtliche Folgen zu vermeiden.
Während der Übergangszeit können nicht konforme Formate wie PDFs sowie Papierrechnungen noch verwendet werden, sofern der Empfänger dem zustimmt. Sanktionen für Verstöße werden voraussichtlich erst nach Ablauf der Übergangsphase konsequent durchgesetzt.
Primär gilt die Pflicht für die E-Rechnung im B2B-Bereich. Private Unternehmen im B2C-Sektor und bestimmte öffentliche Einrichtungen sind vorerst nicht davon betroffen. Außerdem können Unternehmen in Ausnahmefällen weiterhin Papierrechnungen oder andere Formate verwenden, wenn diese zwischen den Parteien ausdrücklich vereinbart wurden. Diese Ausnahmen sind allerdings zeitlich begrenzt und dienen lediglich als Übergangslösung. Es bleibt wichtig, frühzeitig auf konforme E-Rechnungssysteme umzurüsten, um langfristig effizient und regelkonform arbeiten zu können.
Eine E-Rechnung nach dem europäischen Behördenrechnungsstandard EN16931 sind XML-Dateien in strukturiertem Format, die sich automatisiert maschinell verarbeiten lassen. Erlaubt sind auch PDF-Dateien, die XML beinhalten – beispielsweise Factur-X/ZUGFeRD, als sogenannte hybride Formate. Hier gilt aber künftig die XML-Datei als buchhalterisches Rechnungsoriginal und nicht das PDF. Eingescannte Papierrechnungen, Word-Dokumente oder reine Bilddateien wie PNG, TIFF und PDF gelten als "sonstige Rechnung" und erfüllen diese Anforderungen NICHT.
Die Formatwahl obliegt dem Rechnungsersteller, das heißt, der Empfänger muss die möglichen Formate lesen und verarbeiten können. Durch entsprechende Verträge kann der Empfänger jedoch ein bestimmtes Format vorgeben, wie es z. B. auch öffentliche Auftraggeber in Bezug auf die XRechnung handhaben.
Das XRechnung-Format ist ein standardisiertes, ausschließlich maschinenlesbares Dateiformat, das den EU-Normen entspricht und speziell für den Austausch elektronischer Rechnungen mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland entwickelt wurde. Es enthält ausschließlich strukturierte Daten (XML), die eine automatisierte Verarbeitung und Aufbewahrung ermöglichen, jedoch keine visuelle Darstellung für Menschen zur Verfügung stellen.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format, das eine strukturierte XML-Datei mit einer PDF-Version der Rechnung kombiniert. Das Format ermöglicht sowohl eine maschinelle Verarbeitung als auch die menschliche Lesbarkeit, da das PDF für Sichtprüfungen bereitsteht.
Der wesentliche Unterschied zwischen den beiden Formaten liegt in der Form der Darstellung. Während XRechnung ausschließlich maschinenlesbar ist, kombiniert ZUGFerD maschinenlesbare XML-Daten mit einer visuellen PDF-Darstellung. XRechnung wird vorrangig von öffentlichen Auftraggebern verlangt. ZUGFerD hingegen ist flexibel einsetzbar und erfüllt die Anforderungen verschiedener Geschäftspartner.
Bei einer PDF-Rechnung, die zwar auch in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, handelt es sich um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine E-Rechnung nach der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung, wie z. B. die XRechnung in Deutschland, ist jedoch im rein semantischen Datenformat konzipiert.
Das heißt, dass die E-Rechnung in erster Linie nur maschinenlesbar ist und sich nicht für eine Sichtprüfung eignet.
Einige hybride Formate, wie z. B. ZUGFeRD, liefern eine visuelle, für das menschliche Auge lesbare Variante mit.
Ein zentraler Aspekt der Umstellung ist die revisionssichere Ablage elektronischer Rechnungen. Unternehmen sind nun verpflichtet, sicherzustellen, dass ihre digitalen Dokumente manipulationssicher und nachvollziehbar gespeichert werden.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind dabei zwingend einzuhalten.
Dies erfordert die Implementierung geeigneter IT-Systeme und Prozesse, um die Integrität der Rechnungsdaten zu gewährleisten.
Die Bedeutung der E-Rechnung für Deutschland wird oft unterschätzt. Doch ein genauerer Blick offenbarte ihr enormes Potenzial. Schätzungen der EU-Kommission und des Bundesfinanzministeriums prognostizieren durch die Einführung der obligatorischen E-Rechnung jährliche Steuereinnahmen von über zehn Milliarden Euro.
Dies liegt daran, dass der elektronische Rechnungsaustausch eine direkte Vorsteuerabzugskontrolle durch die Finanzverwaltung ermöglicht. Somit könnte die in Deutschland bestehende Umsatzsteuerlücke durch Vorsteuerabzugsbetrug und andere Steuervermeidungspraktiken geschlossen werden, ähnlich wie sie bereits in anderen EU-Ländern erfolgreich umgesetzt wurden.
Mit der beschlossenen Empfangsverpflichtung, die nicht an die Zustimmung des Rechnungsempfängers gebunden ist, müssen alle Unternehmen in Deutschland bis Ende des Jahres in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Papierrechnungen verlieren damit ihren Status und auch elektronische Formate (z. B. PDF-Dokumente), die nicht EN16931-konform sind, bedürfen einer expliziten Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist rechtlich verbindlich und bringt klare Konsequenzen für Unternehmen mit sich, die die neuen Anforderungen nicht erfüllen. Neben rechtlichen Strafen können auch geschäftliche Nachteile entstehen, da Unternehmen ohne die Fähigkeit, eine E-Rechnung auszustellen oder zu empfangen, aus Geschäftsbeziehungen ausgeschlossen werden könnten.
Bei Verstößen gegen die E-Rechnungspflicht können folgende Konsequenzen eintreten:
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 stellt einen bedeutenden Fortschritt in der Digitalisierung und fördert die Transparenz in der Unternehmenskommunikation. Alle Unternehmen, vornehmlich im B2B-Bereich, müssen strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD empfangen können. Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 erleichtern die Einführung, während die Nichteinhaltung zu Strafen führt.
Die Umstellung bietet Unternehmen Chancen zur Effizienzsteigerung, erfordert jedoch Anpassungen in den IT-Systemen. Tools wie artner Invoice unterstützen Unternehmen bei der gesetzeskonformen Umsetzung und nahtlosen Integration in bestehende Prozesse, sodass der neuen E-Rechnung nichts mehr im Weg steht.
Sind elektronische Rechnungen ab Januar 2025 für alle Unternehmen verpflichtend?
Ja, ab 2025 ist das Empfangen einer E-Rechnung verpflichtend für alle inländischen Unternehmen in Deutschland. Dies betrifft vorerst alle B2B-Geschäfte und soll nachhaltig die Steuertransparenz sowie Effizienz im Betriebsablauf erhöhen.
Was ist das EDI-Verfahren?
Das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) ist ein standardisierter elektronischer Austausch von Geschäftsdokumenten – einschließlich Rechnungen – zwischen Unternehmen, ohne manuellen Eingriff.
Wie wirkt sich die verpflichtende E-Rechnung auf Unternehmen über der Umsatzgrenze von 800.000 Euro aus?
Unternehmen, die mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielen, sind besonders von den neuen Regelungen betroffen. Sie müssen E-Rechnungen nicht nur empfangen können, sondern auch verstärkt selbst ausstellen, was eine frühzeitige Anpassung der internen IT-Systeme erforderlich macht.
Wie funktioniert der Versand einer E-Rechnung für Unternehmen?
Unternehmen versenden E-Rechnungen, indem sie diese in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellen und über eine sichere Übertragungsmethode, wie ein EDI-System oder eine spezialisierte Rechnungsplattform, an den Empfänger übermitteln. Dabei stellen sie sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.
Wie können sich Unternehmen auf die Veränderungen vorbereiten?
Unternehmen haben die Möglichkeit, ihre Rechnungs- und Buchhaltungssysteme anzupassen, um E-Rechnungen gesetzeskonform zu erstellen und zu empfangen. Mit Tools wie artner Invoice erfüllen sie alle gesetzlichen Anforderungen, verarbeiten die Formate korrekt und meistern die Umstellung reibungslos.
