Die Archivierung von Rechnungen umfasst die gesetzlich vorgeschriebene, revisionssichere Aufbewahrung und Verwaltung von Rechnungen – physisch oder digital – zur Erfüllung steuerlicher und rechtlicher Vorgaben.
Die korrekte Rechnungsaufbewahrung gewinnt für Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Mit dem Übergang zu elektronischen Rechnungen und verschärften gesetzlichen Vorgaben stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Prozesse nicht nur effizient, sondern auch gesetzeskonform zu gestalten. Gleichzeitig hält die digitale Archivierung zahlreiche Vorteile bereit, die weit über die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen hinausgehen.
Die Archivierung von Rechnungen bezeichnet den systematischen Prozess der Aufbewahrung und Verwaltung von Rechnungsdokumenten über einen bestimmten Zeitraum hinweg. In vielen Ländern ist die Archivierung von Rechnungen vorgeschrieben, um steuerliche und rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Sie dient dazu, eine geordnete und nachvollziehbare Dokumentation für die Überprüfung durch Steuerbehörden oder Audits sicherzustellen. Die Archivierung kann sowohl in physischer Form als auch digital erfolgen.
Ab 2025 treten neue Vorschriften für die Rechnungsaufbewahrung in Kraft, die die Anforderungen an Unternehmen verschärfen. Die Digitalisierung bringt nicht nur Effizienz, sondern auch neue Verantwortlichkeiten mit sich, wie die revisionssichere Speicherung und die Nachvollziehbarkeit aller Datenänderungen. Elektronische Rechnungen gewinnen an Relevanz, da sie einfacher zu speichern und schneller zu bearbeiten sind. Doch auch hier gilt es, gesetzliche Standards einzuhalten.
Von 2025 bis 2028 werden die gesetzlichen Anforderungen für die digitale Archivierung schrittweise angepasst. Besonders wichtig dabei ist die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD), die sicherstellen, dass Rechnungen unveränderbar, nachvollziehbar, vollständig und jederzeit abrufbar abgespeichert werden. Unternehmen müssen gewährleisten, dass alle gespeicherten Dokumente revisionssicher archiviert werden. Änderungen an Rechnungen sind unzulässig, und jede Datenbewegung muss nachvollziehbar protokolliert werden.
Die elektronische Archivierung bietet Unternehmen viele wertvolle Vorteile:
Die gesetzliche Aufbewahrung von Rechnungen ist essenziell, sowohl für die interne Dokumentation als auch für behördliche Prüfungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die geltenden Fristen einhalten und alle Rechnungen in einer überprüfbaren Form bereitstellen können.
Je nach Land, Verwendungszweck und Art der Dokumente variiert die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen. Die wichtigsten Fristen, die jedes Unternehmen kennen sollte sind:
Die nicht fristgerechte oder auch unsachgemäße Rechnungsarchivierung kann für Unternehmen schwerwiegende Konsequenzen mit sich bringen. Gesetzlich drohen Bußgelder oder sogar steuerstrafrechtliche Maßnahmen, da Behörden auf korrekte und vollständige Dokumente angewiesen sind. Wenn Rechnungen bei anstehenden Prüfungen fehlen oder den Vorschriften nicht entsprechen, können Betriebsausgaben und Steuervergünstigungen nicht anerkannt werden.
Ebenso riskiert ein Unternehmen seinen Ruf, da unzureichende Prozesse das Vertrauen von Partnern und Kunden beeinträchtigen können. Auch intern entstehen Komplikationen: Fehlt der Überblick über Rechnungen, kann es rasch zu Zahlungsverzögerungen, Doppelzahlungen oder auch Konflikten mit Geschäftspartnern kommen.
Eine revisionssichere Aufbewahrung stellt sicher, dass Rechnungen unveränderbar, vollständig und jederzeit nachvollziehbar gespeichert werden. Dies erfordert nicht nur eine geeignete Software, sondern auch klare Prozesse. Unternehmen müssen rechtliche Anforderungen wie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) erfüllen, die eine lückenlose Protokollierung sowie Einhaltung von Aufbewahrungsfristen vorschreiben. Wichtig ist außerdem, dass elektronische Dokumente vor Verlust, Manipulation sowie einem unberechtigten Zugriff geschützt sind.
Unternehmen haben die Möglichkeit, aus verschiedenen Optionen zu wählen, um ihre Dokumente revisionssicher zu archivieren. Betriebe, die ihre Daten lieber intern verwalten, können sich für lokale Serverlösungen entscheiden. Hier sind höhere Investitionen in Wartung und IT gefordert, Unternehmen genießen jedoch einen Server mit entsprechendem Schutz.
Eine zweite Option ist die Cloud-Archivierung. Zertifizierte Cloud-Lösungen bieten flexible Speicheroptionen mit hoher Sicherheit. Dank der redundanten Speicherung von Rechnungen in digitaler Form sind Firmen vor Datenverlust geschützt.
Digitale Archivierungssysteme sind ebenfalls eine attraktive Wahl für die revisionssichere Speicherung. Moderne Tools wie artner Invoice automatisieren die Erfassung sowie die Speicherung von Rechnungen. Weiterhin werden Änderungen protokolliert und Nutzern wird ein schneller Zugriff gewährt.
Die revisionssichere Aufbewahrung muss zwingend die folgenden Anforderungen erfüllen, wenn Unternehmen ihre Rechnungen archivieren:
Um sicherzustellen, dass E-Mails und digitale Rechnungen korrekt archiviert werden, ist eine sorgfältige Herangehensweise erforderlich. Ein zentraler Aspekt ist die automatische Erfassung, bei der eine spezielle Software eingesetzt wird, um E-Mails und deren Anhänge umgehend zu identifizieren und fälschungssicher abzuspeichern. Dies minimiert nachhaltig Fehler und spart Zeit. Ebenso relevant ist das Speichern von Metadaten – etwa Absenderinformationen, Datum und Rechnungsnummern –, um die Dokumente vollständig und leicht nachvollziehbar im Archiv zu speichern.
Auch bei der digitalen Rechnungsarchivierung gibt es bewährte Vorgehensweisen, die Unternehmen beachten sollten, um eine sichere und gesetzeskonforme Aufbewahrung zu gewährleisten. Diese sogenannten »Best Practices« helfen dabei, typische Fehler zu vermeiden und Prozesse effizient zu gestalten. Sie bilden die Grundlage für eine revisionssichere Archivierung und eine langfristige Verfügbarkeit von Dokumenten.
Mit einigen Tipps und Tricks gelingt das digitale Archivieren von Rechnungen:
Die Dokumentation für die Archivierung von elektronischen Rechnungen sollte klar und übersichtlich sein, um alle relevanten Prozesse und Verantwortlichkeiten festzuhalten. Unternehmen sollten darin die eingesetzten Systeme – wie Archivierungssoftware oder Cloud-Lösungen – sowie deren Funktionen beschreiben. Zudem ist es wichtig, Verantwortlichkeiten und Rechnungseingangsworkflows innerhalb des Unternehmens zu definieren und festzulegen, wer für die Verwaltung und Überprüfung der gespeicherten Daten zuständig ist.
Abschließend sollte die Dokumentation auch die Einhaltung von gesetzmäßigen Vorgaben und die Aufbewahrungsfristen detailliert darlegen, um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
Unternehmen können sich bei der Speicherung von Rechnungen von Tools wie artner Invoice unterstützen lassen, um den Prozess zu vereinfachen und rechtssicher zu gestalten. artner Invoice bietet eine digitale Lösung, die speziell für den revisionssicheren Archivierungsprozess entwickelt wurde. Mit Funktionen wie der automatischen Erfassung von Rechnungen, der Protokollierung von Änderungen und der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erleichtert das Tool den kompletten Archivierungsvorgang.
Ebenso sorgt die integrierte Dokumentensicherung für die langfristige Verfügbarkeit und den Schutz der Daten vor Verlust oder Manipulation. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche und flexibler Cloud-Lösungen eignet sich artner Invoice sowohl für kleine Unternehmen als auch für größere Organisationen, die komplexe Anforderungen an die Dokumentenarchivierung haben. Mit dieser wertvollen Unterstützung sparen Unternehmen nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern minimieren zeitgleich das Risiko von Fehlern oder Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften.
Eine revisionssichere und gesetzeskonforme Rechnungsarchivierung ist für Unternehmen unerlässlich, um rechtliche Bestimmungen zu erfüllen und die Effizienz zu steigern. Digitale Lösungen wie artner Invoice bieten eine zuverlässige Möglichkeit, Rechnungen automatisiert, sicher sowie nachvollziehbar zu archivieren. Anhand von bewährten Vorgehensweisen wie der Einhaltung von GoBD-Richtlinien, regelmäßigen Sicherungen und klaren Dokumentationen können Fehlerquellen ausgemerzt und Daten langfristig geschützt werden. Mit der richtigen Strategie und modernen Tools wird die Dokumentenspeicherung für jedes Unternehmen zu einem klaren Vorteil
Wie können Unternehmen Dokumente und Rechnungen digital archivieren?
Mit digitalen Lösungen wie artner Invoice können elektronische Belege automatisiert und gesetzeskonform gespeichert werden.
Was sind die häufigsten Fehler bei der Archivierung von Rechnungen?
Fehlende Unveränderbarkeit, unzureichende Backups und falsche Aufbewahrungsfristen zählen zu den häufigsten Fehlern bei archivierten Rechnungen.
Wie sollte man Rechnungen richtig archivieren?
Elektronische Rechnungen und Belege müssen vollständig, unveränderbar sowie GoBD-konform digital gespeichert werden.
Können Unternehmen auch Papierrechnungen revisionssicher archivieren?
Ja, durch Digitalisierung und die anschließende elektronische Archivierung können auch Rechnungen in Papierform fälschungssicher gemacht werden.
Wie können Unternehmen Rechnungen richtig aufbewahren?
Unternehmen können Rechnungen richtig aufbewahren, indem sie gesetzliche Fristen einhalten, revisionssichere Systeme verwenden und ihre Prozesse lückenlos dokumentieren.
