Die digitale Rechnungsarchivierung ermöglicht Unternehmen eine platzsparende, rechtssichere und kosteneffiziente Lösung für schnelleren Dokumentenzugriff und optimierte Prozesse.
Die digitale Aufbewahrung von Rechnungen gewinnt für Unternehmen zunehmend an Bedeutung, da sie eine effiziente sowie sichere Möglichkeit bietet, Belege langfristig zu speichern und dabei gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Mit dem Fortschreiten der Digitalisierung von Geschäftsprozessen stehen Unternehmen nun vor der Herausforderung, ihre Rechnungen revisionssicher sowie GoBD-konform aufzubewahren. Ab 2025 treten außerdem neue Regelungen in Kraft, die die elektronische Archivierung weiter regulieren und strenger gestalten werden. Daher ist es für Unternehmen essenziell, sich frühzeitig auf die bevorstehenden Änderungen vorzubereiten und geeignete digitale Systeme zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Rechnungen einzuführen.
Die elektronische Aufbewahrung bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter Kosteneinsparungen, erhöhte Sicherheit, einen raschen Zugriff auf Informationen sowie die vehemente Vereinfachung von Prozessen. Digitale Dokumente sind einfacher zu archivieren und durchsuchbar, wodurch die Effizienz im Bereich der Buchhaltung nachhaltig steigt.
Die digitalisierte Aufbewahrung von Dokumenten hält für Unternehmen etliche Vorzüge bereit:
Die digitale Speicherung vereinfacht die Buchhaltung in Unternehmen jeder Größe außerordentlich. Bei kleinen Unternehmen unterstützt sie dabei, den Überblick über Rechnungen und Belege zu behalten. In mittelständischen und großen Firmen können hingegen komplexe Buchhaltungsprozesse durch Automatisierungen und digitale Workflows erheblich optimiert werden. Die Speicherung in Echtzeit sowie der sofortige Zugriff auf die archivierten Dokumente beschleunigen Vorgänge wie Prüfungen und Berichte nachhaltig.
Grundsätzlich unterscheidet sich das digitale Archiv von der manuellen Ablage von Papierrechnungen. Bei der elektronischen Archivierung werden die Rechnungen entweder gescannt und mit einer OCR-Technologie (optische Zeichenerkennung) ausgelesen oder alternativ direkt als E-Rechnung empfangen. Anschließend werden sie in ein Dokumentenmanagementsystem integriert. Dort werden sie nach vorher festgelegten Standards kategorisiert, gespeichert sowie fälschungssicher archiviert.
Für die elektronische Archivierung kommen Technologien wie OCR, Cloud-Speicherlösungen, spezielle Verschlüsselungstechnologien sowie digitale Dokumentenmanagementsysteme zum Einsatz. Die Tools ermöglichen es Unternehmen, Rechnungen automatisiert zu erfassen, zu kategorisieren und sicher abzuspeichern. So stehen sie jederzeit uneingeschränkt für Prüfungen und Analysen bereit. artner Invoice ist ein Beispiel für ein solches Tool. Es unterstützt Firmen dabei, Rechnungen effizient und rechtskonform abzuspeichern, was viele Vorteile mit sich bringt.
Zur optimalen Nutzung der digitalen Speicherung sollten Unternehmen auf bewährte Praktiken setzen, die sowohl die Effizienz als auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen. Hier ist eine kleine Auswahl der Best Practices für die elektronische Sicherung:
Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre elektronische Sicherung revisionssicher ist, was bedeutet, dass die archivierten Rechnungen unveränderbar, nachvollziehbar und für die gesamte Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben. Die rechtlichen Anforderungen an die revisionssichere Archivierung steigen jährlich. Ab 2025 werden erneut strengere Regeln für Rechnungen gelten, um die digitale Verwahrung weiter zu regulieren.
Die revisionssichere Aufbewahrung elektronischer Rechnungen bedeutet, dass die Dokumente so archiviert werden, dass sie nicht manipuliert werden können und zu jeder Zeit im Originalzustand für Prüfungen zur Verfügung stehen. Dies erfordert bestimmte technische sowie organisatorische Maßnahmen – etwa die Nutzung von DMS-Systemen –, die Änderungen an Dokumenten nachvollziehbar dokumentieren.
Für eine fälschungssichere Archivierung müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form in unveränderbarer Form abgespeichert werden. Weiterhin müssen Zugriffe und Änderungen protokolliert werden, und die Rechnungen müssen jederzeit verfügbar sein. Ein DMS-System kann diese Punkte gewährleisten, da es sie automatisch umsetzt.
Je nach Art des Belegs gilt die Aufbewahrungspflicht für bestimmte Zeiträume. In der Regel beträgt sie zwischen sechs und zehn Jahren. Auch für digitalisierte Belege sind die Fristen wirksam. Ab 2025 könnten sich jedoch einige Anforderungen und Aufbewahrungsfristen ändern, insbesondere mit Hinblick auf die fälschungssichere Archivierung sowie die GoBD-Konformität.
Ab 2025 wird die digitale Ablage von Rechnungen zunehmend verpflichtend für Unternehmen. Die neuen Regelungen werden die GoBD-Konformität stärker in den Fokus rücken sowie sicherstellen, dass Firmen ihre digitalisierten Unterlagen rechtssicher aufbewahren und effizient vor Manipulation schützen.
Die gesetzlichen Regelungen, die ab 2025 wirksam werden, betreffen vorrangig die rechtssichere Verwahrung digitaler Rechnungen sowie deren GoBD-Konformität. Die neuen Vorschriften verlangen von Firmen, dass E-Rechnungen so abgelegt werden, dass sie vollständig, unveränderbar sowie jederzeit abrufbar sind.
Steuerliche Nachteile, Bußgelder und im schlimmsten Fall eine Aberkennung von steuerlichen Abzügen drohen, wenn die neuen Regelungen zur digitalen Speicherung nicht eingehalten werden. Auch bei Prüfungen durch Finanzbehörden können in diesem Fall Sanktionen drohen. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen dieser Thematik künftig mehr Aufmerksamkeit schenken.
Rechnungen in Papierform und elektronische Rechnungen bringen einige Unterschiede mit. Hier die markantesten Unterschiede zwischen den beiden Rechnungsformen:
Moderne Tools wie artner Invoice unterstützen Unternehmen dabei, Rechnungen sicher sowie fälschungssicher digital zu archivieren. Durch die Integration von smarten Technologien wie OCR sowie Cloud-basierten DMS können Unternehmen ihre Rechnungen effizient digitalisieren, rasch in gewünschte Formate konvertieren (wie PDF), kategorisieren und nach den gesetzlichen Vorschriften abspeichern – auch wenn sich diese jährlich ändern sollten.
Die automatisierten Workflows vereinfachen Buchhaltungsprozesse enorm, verringern manuelle Fehler und sorgen dafür, dass die Dokumente zentral gespeichert werden – etwa auf einer Cloud – und stets ein einfacher Datenzugriff für Berechtigte besteht.
Die digitale Ablage von Rechnungen wird immer bedeutsamer, insbesondere da ab 2025 strengere gesetzliche Regelungen in Kraft treten werden. Die Digitalisierung gewährt zahlreiche Vorteile für Unternehmen, wie etwa eine effizientere Buchhaltung, eine verbesserte Nachverfolgbarkeit sowie die Einhaltung bestehender gesetzlicher Vorgaben, auch wenn diese jährlich variieren.
Außerdem ermöglichen digitale Archivierungsmethoden, dass Rechnungen sicher und zuverlässig gespeichert werden und integrierte Workflows den Prozess enorm beschleunigen. Es ist entscheidend, bewährte Praktiken wie die Kategorisierung, Backups sowie den Schutz vor unbefugtem Zugriff zu beachten, um die Archivierung langfristig korrekt und sicher zu gestalten.
Wie kann man Rechnungen digital aufbewahren?
Rechnungen können mithilfe von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) oder speziellen Tools elektronisch archiviert sowie rechtskonform aufbewahrt werden.
Hilft ein DMS bei der Aufbewahrung von Rechnungen?
Ja, ein Dokumentenmanagementsystem ist dabei behilflich, Rechnungen strukturiert, sicher sowie sicherheitsgeprüft abzuspeichern.
Wie kann man Dokumente und Rechnungen revisionssicher archivieren?
Durch den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für unveränderbare, zugängliche sowie nachvollziehbare Speicherung können Rechnungen und Unterlagen fälschungssicher im Archiv aufbewahrt werden.
Wie funktioniert die Archivierung von elektronischen Rechnungen?
Elektronische Rechnungen werden direkt in ein DMS hochgeladen, kategorisiert und revisionssicher nach dem Grundsatz der GoBD gespeichert, sodass sie die geltenden Anforderungen an die Aufbewahrung erfüllen.
Hilft artner Invoice dabei, Unterlagen in elektronischer Form aufzubewahren?
artner Invoice ermöglicht Ihnen die revisionssichere, digitale Aufbewahrung Ihrer Rechnungen – unkompliziert und zuverlässig. Durch die automatische Erfassung und gesetzeskonforme Speicherung werden manuelle Schritte reduziert und die Prozesssicherheit maximiert. Dank der direkten Integration in Ihr Buchhaltungs- und ERP-System haben Sie stets transparenten Zugriff auf alle Dokumente, standortunabhängig und jederzeit verfügbar.
Mit der schnell implementierbaren Out-of-the-box-Lösung sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen. artner Invoice vereinfacht die Archivierung und ermöglicht eine flexible, zukunftssichere Dokumentenverwaltung, die Ihre Abläufe nachhaltig optimiert.
