Die Digitalisierung des Rechnungseingangs eröffnet enormes Einsparpotenzial und amortisiert sich erfahrungsgemäß bereits nach ein bis zwei Jahren. Im Beitrag beleuchten wir die Finanzierungsmöglichkeiten.
Die meisten Unternehmen sind sich darüber im Klaren, dass der Ausbau der Digitalisierung unumgänglich ist und mittlerweile einen wesentlichen Wettbewerbsfaktor darstellt. Doch wo anfangen, was ist die ideale Lösung und wie holt man die Mitarbeiter mit ins Boot? In Zeiten, die von Fachkräftemangel und einer unsicheren wirtschaftlichen Lage geprägt sind, keine einfache Überlegung. Zum einen soll bestehendes Personal dauerhaft entlastet werden, zum anderen kostet eine Neueinführung erst einmal Zeit und Geld.
Der erste Gedanke ist oft, möglichst viele Prozesse zu digitalisieren und somit möglichst schnell effizienter zu arbeiten. Die perfekte Lösung wird häufig in einem Dokumentenmanagementsystem mit breiter Funktionalität gefunden: revisionssichere Archivierung aller Dokumente, Vertrags-, Mail- und Personalmanagement - alle wesentlichen Bereiche werden abgedeckt.
Jedoch stellt sich schnell die Frage: Ist so ein Mammutprojekt mit monatelanger Vorbereitungszeit zeitlich und personell stemmbar?
Sind die Investitionskosten tragbar? Kann eine “All-in-One-Lösung” so viele verschiedene Prozesse auch mit der nötigen fachlichen Tiefe lösen? Und wie sieht es mit der Mitarbeiterakzeptanz aus?
Analysieren Sie erst einmal Ihre Unternehmensprozesse, Ihre Problemzonen und identifizieren Sie Ihre größten Zeit- und Geldfresser. So werden Sie schnell auf die Punkte kommen, die es anzugreifen gilt.
Unsere langjährige Erfahrung zeigt immer wieder, dass fast die Hälfte aller Unternehmen ihren Rechnungseingang noch weitgehend manuell erledigen. Jedoch ist die analoge Bearbeitung von Eingangsrechnungen nachweislich einer der zeit- und kostenaufwendigsten Routineprozesse im Unternehmen, aber damit auch ein Bereich mit höchstem Einsparungspotenzial.
Sie wollen sich momentan nicht längerfristig binden, haben Bedenken, ob der Anschaffungskosten und der momentan unklaren, wirtschaftlichen Situation? Die richtige Bereitstellungsform für Ihre RechnungsManagement-Software ist eine wichtige und ganz individuelle Entscheidung.
Es gibt keine allgemeingültige Antwort auf die Frage, ob Miete oder Kauf der bessere Weg ist. Viele unternehmensspezifische Faktoren sind bei der Entscheidung zu berücksichtigen. Mit der Analyse Ihrer spezifischen Bedürfnisse und Gegebenheiten helfen wir Ihnen gerne, eine sinnvolle Entscheidung zu treffen.
