Digitale Belegerfassung – effizienter, sicherer und gesetzeskonform: Warum die Digitalisierung von Belegen für Unternehmen und Privatpersonen immer wichtiger wird.
Die Erfassung von Belegen ist für Einzelpersonen und Unternehmen ein essenzieller Bestandteil der Buchhaltung. Sie ermöglicht die Nachverfolgung von Ausgaben sowie Einnahmen, sorgt für Transparenz und ist rechtlich relevant. Da die Anzahl digitaler Belege stetig zunimmt und neue gesetzliche Anforderungen bevorstehen, wird die Digitalisierung von Quittungen in den kommenden Jahren noch wichtiger werden. Unternehmen und Privatpersonen müssen sich auf diesen Wandel einstellen, um den Verwaltungsaufwand zu minimieren und die rechtlichen Vorgaben zu erfüllen.
In den vergangenen Jahren hat sich der Umgang mit Belegen und Rechnungen stark verändert. Der Trend geht weg von Papierbelegen hin zur digitalen Erfassung von Belegen, um Prozesse nachhaltig zu optimieren. Bereits 2025 treten neue Richtlinien in Kraft, die die Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung von Belegen weiter verschärfen werden. Unternehmen sowie Privatpersonen sollten sich frühzeitig darauf vorbereiten, um rechtliche Risiken zu minimieren.
Ein wichtiger Schritt zur digitalen Belegerfassung ist das Scannen. Mit einem Scanner oder auch Smartphone können Belege in Papierform rasch digitalisiert und anschließend in einer Buchhaltungssoftware oder in einem Cloud-System abgelegt werden. Dadurch wird der Zugriff auf die gescannten Dokumente wesentlich vereinfacht. Auch die Gefahr, wichtige Unterlagen zu verlieren, wird stark minimiert. So wird fehlenden Belegen vorgebeugt, etwa wenn eine wichtige Prüfung bevorsteht.
Die Digitalisierung von analogen Belegen bietet eine Vielzahl an attraktiven Vorteilen:
Die elektronische Verwaltung und Archivierung von Belegen erleichtert die Arbeit für Privatpersonen und Unternehmen erheblich. Durch den Umstieg auf digitale Systeme werden etliche manuelle Schritte minimiert. Weiterhin können die eingescannten Quittungen zentral abgelegt und kategorisiert werden und sind bei Bedarf mit wenigen Klicks auch schnell wieder auffindbar.
Mit Scannern und Smartphone-Anwendungen können Privatpersonen ihre Belege rasch erfassen. Mithilfe eines geeigneten Belegscanners erfolgt die Digitalisierung noch effizienter. Dank der Tools ist es möglich, die Dokumente in hoher Qualität zu digitalisieren und im Anschluss die Belege automatisch in Cloud-Dienste oder in die Buchhaltungssoftware hochzuladen.
Die Buchhaltungssoftware vereinfacht die Belegverwaltung enorm, da sie eine zentrale Plattform für die Speicherung sowie Kategorisierung von Belegen bietet. Sie unterstützt dabei, einzelne Buchhaltungsprozesse zu automatisieren, Ausgaben zu verfolgen und die Steuererklärung beim Finanzamt letztlich zu erleichtern. Eine solche Software kann viele Schritte automatisieren, etwa die Zuordnung von Rechnungen zu bestimmten Konten oder auch die Berechnung von Steuern. Dadurch wird der manuelle Aufwand enorm reduziert und folglich auch die Fehlerquote.
Für Unternehmen sorgt die Integration von Quittungen in das Buchhaltungssystem außerdem für eine lückenlose Dokumentation, wodurch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtert wird – wie die GoBD-konforme Archivierung.
Besonders für Unternehmen ist die Erfassung von Quittungen und Belegen wichtig. Die Belegerfassung unterliegt strengeren Standards und rechtlichen Anforderungen. Mit einer automatischen Erfassung von Belegen steigt die Effizienz in Unternehmen und das Risiko von Fehlern wird minimiert. Betriebe müssen sicherstellen, dass die eigenen Systeme den gesetzlichen Vorschriften entsprechen und immer auf dem neuesten Stand sind, um den Anforderungen der Finanzämter sowie weiterer Prüfstellen gerecht zu werden. Angesichts dessen ist die Automatisierung der Belegerfassung ein zentrales Thema in der digitalen Transformation der Buchhaltung.
Unternehmen können ihre Belegverarbeitung und Belegablage effizient automatisieren, indem sie Technologien wie OCR (optische Zeichenerkennung) sowie Buchhaltungssoftware einsetzen. OCR ermöglicht das automatische Auslesen von Papierrechnungen und die direkte Integration in digitale Systeme – ganz ohne Abtippen.
Softwarelösungen automatisieren die Erfassung sowie Kategorisierung von Belegen, was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Genauigkeit im Workflow erhöht. Tools wie artner Invoice bieten dabei eine umfassende Lösung, um Rechnungen in Echtzeit zu digitalisieren und den ganzen Prozess der Erfassung von Papierbelegen zu optimieren.
Für die automatische Erfassung von Rechnungen und Belegen gibt es eine Vielzahl an Tools auf dem Markt, die der digitalen Buchhaltung viel Zeit und Geld einsparen und den Workflow in einem Unternehmen massiv verbessern. Ein Beispiel ist artner Invoice. Die Plattform bietet eine vollständige Digitalisierung sowie Automatisierung des Belegmanagements. Das Tool scannt die einzelnen Belege, liest die relevanten Informationen aus und integriert sie in die bestehenden Buchführungssysteme, bevor es sie archiviert.
Die richtige Aufbewahrung und Archivierung digitalisierter Belege ist für Unternehmen von zentraler Bedeutung, unabhängig davon, welches System oder Tool verwendet wird. Belege müssen revisionssicher, nachvollziehbar sowie unveränderbar gespeichert werden, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden – etwa GoBD. Dadurch wird sichergestellt, dass Belege im Falle einer Prüfung ordnungsgemäß vorgelegt werden können.
Unternehmen müssen außerdem sicherstellen, dass die elektronischen Belege während der gesamten Aufbewahrungsfrist zugänglich bleiben – in der Regel sechs bis zehn Jahre. Eine ordnungsgemäße Ablage in elektronischer Form schützt vor rechtlichen Risiken und erleichtert die Verwaltung enorm.
Unternehmen unterliegen zahlreichen rechtlichen Anforderungen an die Aufbewahrung sowie Verwaltung von digitalisierten Belegen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass sie unveränderbar, nachvollziehbar sowie jederzeit zugänglich sind. Die Anforderungen basieren auf den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung – genauer gesagt Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Betriebe müssen die Vorgaben der GoBD zwingend erfüllen, da ansonsten Strafen drohen.
Ab 2025 werden zusätzliche Vorschriften in Kraft treten, die Unternehmen dazu verpflichten, elektronische Belege revisionssicher zu archivieren. Das bedeutet, dass Quittungen und Rechnungen nicht nachträglich verändert werden dürfen sowie alle Verarbeitungsschritte nachvollziehbar dokumentiert sein müssen.
Ebenso müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Systeme den aktuellen sowie kommenden Anforderungen entsprechen, um rechtliche Risiken zu vermeiden und im Falle einer Betriebsprüfung alle Unterlagen lückenlos vorlegen zu können.
GoBD-Konformität bedeutet, dass elektronische Belege den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in digitaler Form entsprechen. Unveränderbarkeit und ein schneller und einfacher Zugriff auf die papierlosen Dateien sind erforderlich. Belege müssen dementsprechend von Unternehmen abgespeichert werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen.
Wichtig für Unternehmen ist es, dass sie die Dateien unveränderbar und manipulationssicher ablegen und alle Verarbeitungsschritte vollständig und nachvollziehbar dokumentieren. Weiterhin sollten die digitalen Belege stets zugänglich sein und bei Bedarf lesbar gemacht werden. Eine revisionssichere Archivierung gewährleistet, dass die Rechnungen und Quittungen bei einer Prüfung ordnungsgemäß vorgelegt werden können.
Die Digitalisierung von Quittungen und Rechnungen wird in den kommenden Jahren immer bedeutsamer. Unternehmen sowie Privatpersonen können durch den Einsatz moderner Werkzeuge wie Apps, Scanner und Buchhaltungssoftware ihre Dokumente effizient digitalisieren, archivieren und verwalten. Ab 2025 treten strengere Richtlinien in Kraft, wodurch besonders Unternehmen dazu verpflichtet werden, ihre Belegverarbeitung an rechtliche Standards anzupassen.
Wie kann ich Papierbelege einfach erfassen und digitalisieren?
Mithilfe eines Scanners oder einer Scan-App für das Smartphone lassen sich Belege in Papierform erfassen und digital umwandeln.
Was muss ich machen, wenn ich eine Rechnung digitalisiert habe?
Nach der Digitalisierung erfolgt die sichere Ablage der Rechnung in eine Cloud oder in die Buchhaltungssoftware. Dort kann sie bearbeitet oder sicher aufbewahrt werden.
Wie kann ich Papierdokumente und Belege automatisiert digitalisieren?
Mit smarten Tools wie artner Invoice lassen sich Eingangsrechnungen in Papierform automatisch einscannen, die Informationen auslesen und in die Buchführung integrieren.
Brauche ich zum Digitalisieren von Belegen Texterkennung oder genügt ein Scanner?
Ein einfacher Dokumentenscanner ist für den Prozess der Digitalisierung vollkommen ausreichend. Mit einer Texterkennung (OCR) wird jedoch das Auslesen relevanter Daten erleichtert.
Kann ich meine Rechnungen in artner Invoice hochladen?
Ja, Ihre Lösung für die Digitalisierung von Belegen heißt artner Invoice.
Mit artner Invoice bieten wir Ihnen eine professionelle und vollständig integrierte Lösung für die digitale Belegverarbeitung. Von der automatischen Erfassung bis hin zur sicheren Archivierung optimiert unser System jeden Schritt im Prozess der Rechnungsbearbeitung und steigert so Effizienz und Transparenz. Durch die direkte Anbindung an Ihre bestehende Buchhaltungs- und ERP-Software vereinfacht artner Invoice die Arbeit Ihrer Teams erheblich, indem es zeitaufwendige manuelle Aufgaben automatisiert und eine vollständig nachvollziehbare, fehlerfreie Dokumentation ermöglicht.
Vorteile und Nutzen:
Erleben Sie, wie einfach die digitale Belegverarbeitung mit artner Invoice sein kann. Gerne begleiten wir Sie vom ersten Beratungsgespräch bis hin zur individuellen Schulung, damit Sie die Vorteile unserer Lösung schnell und unkompliziert in Ihrem Arbeitsalltag nutzen können.
